A todo amante del papel le llega en algún momento la hora de reconocer las ventajas de formatos digitales como el PDF (Portable Document Format) frente al tradicional papel. No se puede negar que el papel, especialmente en documentos antiguos, tiene una magia que ningún fichero digital, por mucho que haya sido editado en la época de los Macintosh, conseguirá nunca igualar; pero la realidad es que los documentos digitales han venido para quedarse.

Que el PDF no es perfecto, eso es algo que todo el mundo sabe. No es fácil de consumir en dispositivos móviles; el límite de peso de ciertas plataformas puede dar quebraderos de cabeza a la hora de subir un documento; “¿editar un PDF? ¡Eso cómo se hace!”. Pese a todo, al mismo tiempo también es igual de cierto que existen muchos mitos alrededor de este formato digital de documentos.

Muchas personas desconocen, por ejemplo, que el PDF se puede editar, comprimir y convertir, alejándose así de esa idea preconcebida de que los documentos en PDF son fijos y no permiten realizar ningún tipo de cambios sobre ellos. Era así en 1993, cuando se crearon, pero hoy en día es muy diferente.

5 ventajas del PDF frente al documento en papel

¿Qué ventajas tiene guardar documentos en PDF frente al formato en papel? La cuestión es que, comparado con el papel, cualquier documento digital ofrece una larga lista de ventajas que, si bien es cierto que carecen de la magia de un folio de los de toda la vida, a la larga resultan mucho más prácticas.

1. En la nube nunca se perderá

Hablar en términos absolutos en un mundo tan cambiante como el que nos ha tocado vivir, quizás sea un pelín atrevido: pero lo cierto es que, comparado con el riesgo que representa un documento en papel en lo referido a su conservación, el PDF gana por goleada.

Dejar un documento PDF subido a la nube es una garantía absoluta de que ese fichero sobrevivirá para siempre. Ningún incendio, inundación o robo puede poner en jaque una copia de seguridad que se encuentra en la nube, especialmente si se utiliza un servicio de confianza y, como medida extra de seguridad, se emplea una segunda o incluso tercera copia de respaldo en algún servicio diferente.

Foto pixabay.com

2. El PDF se puede abrir en cualquier dispositivo

Si para algo llegó el PDF en los años noventa, fue para poner fin al caos que existía por aquel entonces con todo lo relacionado con los documentos digitales: en una misma oficina podían llegar a convivir dos, tres o cuatro sistemas operativos diferentes que no eran compatibles entre sí y que, por lo tanto, no se podían comunicar entre ellos ni siquiera para algo tan básico como compartir un documento.

Hoy en día, una de las principales ventajas del formato PDF es que se puede abrir en cualquier dispositivo. Ordenadores, móviles, tablets y un sinfín de dispositivos son ya compatibles de forma nativa con decenas de lectores de PDF, muchos de ellos integrados de serie en los propios navegadores web de estos terminales. Da igual que sea Windows, Mac, Linux o cualquier otro.

Sumatra PDF Reader, Haihaisoft PDF Reader o MuPDF son solamente algunos ejemplos de lectores de PDF gratuitos que se pueden descargar e instalar en cualquier ordenador para abrir estos documentos con un clic, sin necesidad de pagar por ninguna licencia y, sobre todo, sin tener que instalar un programa que consuma muchos recursos de la memoria: se trata de alternativas ligeras que funcionan bajo cualquier configuración.

3. Editar, convertir o comprimir PDF, acciones al alcance de cualquiera

Lo verdaderamente destacable del PDF frente al documento en papel es que se puede editar, convertir o, incluso, comprimir para que ocupe menos espacio. Son acciones inimaginables en un documento físico, pudiendo además revertir cualquiera de estos cambios a golpe de clic.

Cualquiera de estos cambios no altera el espíritu del formato PDF, que no es otro que su característica de formato universal y compatible con cualquier dispositivo. Hagas los cambios que hagas, podrás enviar o compartir el archivo sabiendo que la otra persona lo verá exactamente igual que tú.

4. Escanear en PDF como respaldo de tus documentos físicos

Nadie dice que el PDF obligue a tirar o guardar al fondo de un cajón los documentos que uno decide digitalizar para ganar en seguridad. Puede ser un complemento al documento en papel, algo que con la opción de escanear en formato PDF que ya ofrecen todas las impresoras se convierte en una alternativa ideal para digitalizar archivos sin moverse de casa.

5. El PDF no ocupa espacio (como el saber)

En la década de los años noventa, en las oficinas estadounidenses había personas cuya única tarea a lo largo del día era adentrarse en las salas de documentación para buscar durante horas algún archivo en concreto que se necesitara para el día siguiente. Hoy en día, este desperdicio de tiempo es inconcebible.
El formato PDF, además de facilitar la localización de cualquier archivo a través de un simple comando de búsqueda, presenta la ventaja de que no ocupa espacio. Un PDF puede pesar a lo sumo unos pocos kilobytes, no llegando casi nunca siquiera al megabyte (que ya son 1.024 kilobytes), de manera que su almacenamiento no es ningún problema en una época en la que ya hablamos de terabytes (TB) con total normalidad.

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