En este artículo te contaremos las diferentes posibilidades de bajo coste disponibles para tener tu propio buzón de email empresarial, con el cual te podrás distinguir y conseguir una mejor presencia online para tu negocio.

Pero antes de explorar estas opciones, es importante explicar brevemente los conceptos detrás del funcionamiento de esta tecnología. Así, podrás decidir con precisión y obtener la solución más relevante para tus necesidades.

Sin duda, en estos tiempos de hiperconectividad, ya debes tener una cuenta de correo electrónico si es que no tienes varias. Para explicarlo detalladamente utilizaremos el ejemplo de Gmail, el servicio gratuito de correo electrónico del gigante informático Google.

Si te creas una cuenta con este proveedor, entonces la dirección de correo electrónico tendrá como dominio el del mismo, en este caso: gmail.com, que aunque muy popular, no es recomendable para soluciones profesionales, debido a que es accesible para cualquiera y eso genera desconfianza en los usuarios. Esto se debe a que se pueden crear cuentas con intenciones de robo de información y otras estafas (por ejemplo: SCAM)

Entonces el requisito principal para lucir profesional es el dominio de la dirección de correo electrónico, la cual por supuesto, como la mayoría de los dominios de internet, es necesario pagar para obtenerlos.

La parte interesante es que, si ya tienes un sitio web propio, puedes utilizar ese mismo dominio para crear una cuenta de email, lo cual es incluso óptimo para tu presencia digital. De esta forma se le da coherencia y unicidad al sector online de la empresa. Así, si el dominio de tu empresa es: mi-empresa.com puedes tener un buzón de correo con la dirección: ventas@mi-empresa.com por ejemplo. Si ya pasaste por la etapa de cómo crear una página web, entonces será la etapa siguiente la de agregar una o varias cuentas de correo electrónico.

Si ya dispones de la dirección, la pregunta es: ¿Dónde conseguir el servicio propiamente dicho?

Ahora sí debemos explorar porque existe un sinfín de proveedores, posibilidades y combinaciones de otros servicios. Por lo que a continuación te describiremos los más relevantes:

1. Tu proveedor de hosting

Esto resulta bastante variable ya que depende del proveedor que tengas, el servicio contratado entre otros factores. En general, se pueden habilitar buzones de email dentro del propio servicio de hosting, con espacio en disco bastante limitado y eficacia media, por lo que, si el correo electrónico es una herramienta fundamental para tu negocio, te recomendamos no utilizar estos a menos que la empresa provea explícitamente un servicio a la medida de tus necesidades.

Sin embargo, resulta el método más sencillo de configurar. Solo basta con entrar al panel de control que nos brinde el proveedor de hosting y dar de alta una cuenta con el nombre que elijamos dentro de la sección email.

2. GMail for Business

Para otras soluciones, la configuración resulta un poco más compleja pero no difícil ni complicada. En el caso de Google, que además de proveer servicios de correo electrónico para usuarios comunes, también tiene servicios dedicados al sector empresarial.

Gmail para negocios no solo se limita al correo electrónico con tu dominio propio, sino que también integra otras características como parte del plan contratado según este. Refiriéndonos al plan mínimo, el cual tiene un costo de 40 euros anuales, puedes integrar soluciones de:

  1. Calendario sincronizado
  2. Llamadas digitales y videoconferencias
  3. Mensajería segura
  4. Documentos, hojas de cálculo y presentaciones
  5. Almacenamiento en la nube
  6. Direcciones adicionales en la misma cuenta (alias)

Para configurarlo, es necesario que valides la propiedad del dominio en cuestión, añadiendo un código en el sitio web para que Google puede verificar que tienes acceso al dominio y por consiguiente, que es de tu propiedad.

3. Zoho mail

Zoho mail es un servicio parte de la nube de aplicaciones homónima, la cual se avoca a soluciones informáticas empresariales en línea. Guarda cierta similitud con GSuite, el espacio de aplicaciones de Google para empresas. Además, incorpora soluciones de marketing, ventas, finanzas y trabajo colaborativo.

Mantiene una línea de acción que se basa en la mejora continua a través de las actualizaciones. El entorno o interfaz de usuario es bastante claro y potente. La principal diferencia con la competencia por parte de Google es que el plan más básico es gratuito hasta 5 GB por usuario, lo cual puede llegar a ser suficiente para algunas necesidades empresariales específicas y si no resulta así, puedes cambiar a otros planes que se ajusten mejor.

También se debe configurar y verificar la propiedad del dominio de una forma similar a la anterior.

Es importante hacer notar que este tipo de servicio depende mucho de la voluntad, preparación y comodidad de los equipos de trabajo que lo van a utilizar, debido a que en principio, estos tres mencionados anteriormente y otros en el mercado, proveen servicios similares. Por lo tanto, hacer uso de las pruebas gratuitas para comprobar el funcionamiento es crucial para que el trabajo resulte fluido y cómodo.