Ya estamos bien metidos en el verano y es probable que muchos aún estén sin plan definido para sus vacaciones. O puede ser que sí tengan una idea pero les falte desarrollar el correspondiente plan. No es tarea fácil y menos aún si han elegido viajar en grupo, porque al esfuerzo de hacer un programa de visitas en el lugar de destino hay que añadir las dificultades extra que supone reservar hoteles, comidas y transportes para varias personas.
Por tanto vamos a desgranar algunos consejos de como organizar viajes en grupo y evitar así que alguien se ponga de los nervios cuando sus amigos le encarguen la tarea y quede abrumado con lo que de pronto se le viene encima. No hay que ponerse nervioso; paciencia y, quizá, un poco de orientación, son las herramientas fundamentales. Así que ahí va la primera recomendación suguiendo una expresión muy de moda: keep calm and siéntate al ordenador. Y ahora en serio, empecemos.
1. Decidir el destino
Sin esto difícilmente habrá viaje. En unos casos la cosa estará clara y el acuerdo será general; en otros es posible que se produzca debate sobre las preferencias de cada uno. Si se puede solventar sin duelos mejor. Si no, lo lógico será adaptarse a la mayoría y tener en cuenta tanto el tiempo disponible de cada uno como el presupuesto o el plan en que se desee viajar, pues no es lo mismo ir por libre que con una agencia, en transportes públicos que alquilando un coche, con maletas o con mochilas, pernoctando en hotel o recurriendo a otras modalidades, viajar en verano o en otra estación…
2. Acordar un presupuesto
A la hora de buscar destino no sólo hay que fijarse en el gusto de cada uno sino también la capacidad que se tiene para costeárselo. A lo mejor hay quien quiere ir a la Polinesia pero tiene un sueldo mileurista que apenas le da para cubrir los gastos cotidianos, con lo que lo de tomar la cadena de vuelos necesaria se antoja prácticamente una utopía. Se entiende que, según el destino elegido, ha de establecerse un presupuesto general acordando además cuánto aportará cada uno.
3. Designar un coordinador
Como al organizar viajes en grupo si es una persona la debe decidir por todos, a la hora de ponerse en marcha el programa se adecuará sólo a sus gustos. Por ello, es recomendable que no tenga que hacerlo todo una misma persona, aparte de es mucho morro que los demás no hagan nada más que disfrutar cuando llegue el momento. Por tanto, lo mejor será repartirse el trabajo y que uno se encargue de reservar billetes mientras otro hace lo mismo con el alojamiento y otro busca posibles excursiones, por ejemplo. Lo que sí parece necesario es designar a una o dos personas que se ocupen de coordinar toda la información y los resultados de las gestiones para no malgastar tiempo y esfuerzo.
4. Planificar un calendario
Planificar un calendario no significa qué hacer cada día necesariamente; depende de si se va a estar todo el tiempo en un mismo sitio o va a haber que moverse. En este último caso, sí conviene esa planificación por aquello de los desplazamientos, los horarios de los transportes, los tiempos de viaje, etc. Asimismo, hay que tener en cuenta que algunos sitios interesante pueden cerrar determinados días o que alguna excursión prevista coincida con otra cosa. Como no se podrá ver/hacer todo, será casi inevitable tener que renunciar a algo. Así diremos aquel tópico de «para la próxima», que casi nunca se cumple.
5. Usar las tecnologías
Por supuesto, siempre es recomendable tirar de guías y libros porque suministran información abundante. Pero estamos en el siglo XXI y las nuevas tecnologías están aquí para facilitarnos la vida (salvo cuando se estropea la impresora o hay una caída de red o…). Formar un grupo cerrado en alguna red social (Whatsapp, Facebook, etc) será perfecto para compartir los avances organizativos, mientras que los buscadores de hoteles facilitan opiniones de los huéspedes para hacerse una idea de cómo són. Los comparadores de vuelos ayudan a encontrar los billetes más baratos y algunas webs ofrecen todas estas posibilidades juntas.
Ahora solo falta ponerse manos a la obra para organizar tu viaje en grupo y llegar a buen puerto para recoger la recompensa: disfrutar del destino y de las vacaciones merecidas.
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