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DevonThink Pro Office vs. Evernote: el archivo perfecto

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Evernote vs devonthink

Soy un entusiasta de todas esas grandes aplicaciones que ‘hacen cosas’ en la nube, que se sincronizan entre varios equipos y con el iPhone y el iPad, como por ejemplo Omnifocus, Things, Dropbox…pero con Evernote no puedo. Y prometo que lo he intentado, incluso adquiriendo la versión premium por un año.

No es que sea una mala aplicación, muy al contrario creo que es una de las mejores aplicaciones que existen para cualquiera que necesite organizar su trabajo diario, recopilar información de diferentes fuentes, notas de reuniones y eventos, incluso la función de reconocimiento de escritura manual es fantástica y muy rápida.

Entre sus ventajas está la sincronización, realmente bien implementada y muy rápida en dispositivos iOS, y una interfaz atractiva y potente. Pero por otro lado para mi tiene una desventaja, y es que la exportación de notas sólo puede hacerse en el formato propietario de Evernote, y eso no encaja muy bien con el resto de aplicaciones que uso a diario, y entre las que necesito que exista un flujo de trabajo claro, sencillo y efectivo.

Pero creo que la razón principal por la que nunca me he acostumbrado a Evernote es que desde hace tiempo ya venía usando otra aplicación que hace casi lo mismo. Se llama DevonThink y tiene tres versiones, siendo la Pro Office mi favorita y la que utilizo en estos momentos. Es cierto que es una aplicación que tiene un precio algo alto, más o menos lo que cuestan dos años de Evernote, pero una vez comprada y siguiendo el mismo razonamiento ya estaría amortizada en el inicio del tercer año.

Y es que DevonThink me aporta muchas ventajas sobre Evernote, con funcionalidades realmente útiles que no encuentro en Evernote.

¿Qué se puede hacer con DevonThink Pro Office?

Estas son algunas de las funcionalidades que para mi son esenciales:

  • Gestión de múltiples bases de datos
  • Importación de emails
  • Búsqueda en documentos pdf
  • Conversor de html y otros formatos a pdf (por ejemplo, se pueden crear pdf de páginas web, manteniendo los links y añadiendo paginación)
  • Exportación a múltiples formatos
  • Creación de archivos con formato Microsoft Office, Pages, Keynote, Numbers, etc. desde la propia aplicación
  • Exportación a iCal, Recordatorios, Omnifocus, Things y Evernote
  • Soporte para feeds RSS
  • Redimensionado, rotación y manipulación de imágenes
  • Importación desde Evernote, Pinboard y Delicious
  • Carpetas inteligentes
  • Captura de bookmarks, notas y texto desde otras aplicaciones y Safari
  • Importación de webs completas
  • Inteligencia artificial de ordenación y clasificación de items, que encuentra relaciones entre documentos que se nos pueden pasar por alto

Ventajas y desventajas

La única desventaja que le veo a DevonThink comparado con Evernote es la sincronización, ya que con la aplicación iOS debe hacerse mediante wifi. Una sincronización entre equipos de escritorio ya está disponible para probar, aun en beta, y utilizando Dropbox. Sin embargo si quiero llevarme mis bases de datos en el iPad no queda más remedio que conectarlo a la misma wifi que el mac y hacer la sincronización a mano. No obstante, de momento esto no me supone un problema. Las notas que voy capturando con el iPhone o el iPad se sincronizan perfectamente de este modo con la aplicación de escritorio, y me permite además realizarla de manera selectiva. Por ejemplo, hay bases de datos muy grandes que no me interesa llevar en el iPhone, por el gran espacio que ocupan.

Otra cosa que tiene la versión iOS de DevonThink es que no permite eliminar documentos. Algo que puede salvarnos en alguna que otra ocasión, pero que puede irritar bastante también. Sin embargo la prefiero a Evernote por su sencillez.

Lo cierto es que llevo un tiempo usándolas en conjunto, utilizando Evernote como una memoria a corto plazo, y DevonThink como un archivo a largo plazo. Además últimamente cada vez desarrollo más tareas relacionadas con el trabajo desde dentro de DevonThink, gracias a su navegador web integrado, que me permite buscar información y clasificarla y guardarla al instante o crear pdfs de artículos.

Otra funcionalidad interesante, que todavía estoy testeando, es que DevonThink Pro Office viene con un servidor web que permite acceder a las bases de datos a través de un navegador, desde cualquier lugar, siempre que tengamos DevonThink instalado en un servidor, con una interfaz que reproduce perfectamente en el navegador la versión de escritorio.

¿A quien le puede interesar usar DevonThink?

En primer lugar sin duda a aquellos que necesiten recopilar y clasificar una gran cantidad de información, como estudiantes, profesores, investigadores, community managers…

También a aquellos que no se sientan a gusto sabiendo que sus documentos en Evernote están en el servidor de un tercero y tengan reparos en cuanto a su seguridad.

O a quienes deseen mantener un archivo de documentos pdf bien ordenado y clasificado, por ejemplo al estilo de lo que propone ese fantástico libro que es Paperless.

Por último a lectores de feeds compulsivos, que necesiten anotar y alamacenar artículos de manera permanente. También para mantener un archivo de emails. Todo eso se puede hacer con DevonThink.

La versión de DevonThink disponible en la Mac AppStore es la básica, sin importación de email ni búsqueda en pdf. Si quereis más potencia debeis acudir a la web oficial para comparar y adquirir otra versión superior.

Sitio Oficial: DevonThink

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